La empresa bajo control en 1 hora: gastos fijos

Como continuación de la serie de artículos dedicados al seguimiento económico de la empresa, en este post comentaremos los gastos fijos. Se trata de gastos que tenemos en el negocio sólo por el simple hecho de mantenerlo abierto. Los tenemos tanto si vendemos como si no vendemos. Repasemos las principales y cómo los tenemos que contar.

En primer lugar, recordemos que todas las partidas las contamos sin IVA, excepto en los casos de negocios en los que el IVA es un coste. Repasad el post gastos variables para más detalles.

Los principales gastos fijos por tipologías:

– Alquileres: Incluye todos aquellos bienes que son propiedad de un tercero y que nos los ceden a cambio de una contraprestación económica. Se puede tratar del alquiler de un local, de un despacho, pero también del alquiler de una máquina.

Una variante del alquiler es el renting. Podemos hablar de renting de vehículos, de ordenadores, de fotocopiadoras. En este punto hay que tener en cuenta los importes brutos, es decir, antes de las retenciones que nos practican los propietarios de los inmuebles y antes del IVA.

Si trabajas desde casa, aunque Hacienda tiene unas normas sobre qué gastos se pueden incluir en la renta, en nuestro caso tendremos en cuenta un alquiler equivalente a si este espacio lo tuviéramos alquilado fuera de casa. Por ejemplo, podemos pensar en un coworking. Es importante contar todos los gastos, tanto si las pagamos como si no. Así, el día que necesitemos asumir dicho gasto ya lo tendremos contado en el precio.

– Mantenimientos y reparaciones: los gastos que tenemos para mantener los bienes con los que trabajamos. Por ejemplo, el cambio de ruedas del vehículo, sus revisiones, piezas de repuesto de herramientas y maquinaria, contratos de licencia de programas informáticos, …

– Seguros: se incluyen los seguros que forman parte del negocio. Algunos ejemplos: responsbilitat civil, vehículos que están incluidos en la actividad,el local en el que desarrollamos nuestra actividad.

– Servicios bancarios: en este caso sólo se incluyen las comisiones que nos cobra el banco por las operaciones que realizamos. Por ejemplo,  transferencias, mantenimientos de cuenta, comisiones de apertura y estudio de pólizas y créditos. No incluiremos ni los intereses de los créditos ni la devolución del dinero que nos ha dejado el banco.

– Publicidad: aquellos gastos que nos permiten dar a conocer la empresa y que pagamos tanto si vendemos como si no. Recordemos que las que van relacionadas con los ingresos, las tuvimos en cuenta en el post sobre gastos variables.

– Suministros: en este caso incluiremos los recibos de agua, luz, gas y teléfono. Recordemos que hay que anotar los importes sin IVA. En este caso también vale lo comentado para el alquilar, si trabajas desde casa. Si en el alquiler has puesto el equivalente al que pagarías en un coworking, ya no es necesario que cuentes ni agua, ni luz, ni gas dado que dichos gastos ya están incluidas en la cuota.

– Otros servicios: en este apartado ponemos todos los gastos que se producen mensualmente, trimestralmente o anualmente y que no hemos tenido en cuenta anteriormente. Por ejemplo, servicios de gestoría, asesoramiento en Lopd, prevención de riesgos laborales, otros asesoramientos, material de oficina, …

– Tributos: esta partida no la tienen todos los negocios. Sólo aquellos que pagan algún tipo de tributo al Ayuntamiento, como puede ser el IBI, basura, entrada y salida de vehículos.

– Nóminas y Seguridad Social. Este punto merece cierto detenimiento. Por una parte, si tienes personal contratado, hay que anotar los importes brutos. Es el importe que en la nómina consta como «total bruto» y es previo a las retenciones del IRPF y de la Seguridad Social. El coste de Seguridad Social te lo facilitará mensualment la gestoría, ya que no es el que aparece en el TC ni el que pagas -estos incluyen la parte de la empresa y la parte que has retenido al trabajador-. Por lo tanto, para anotar bien el coste de Seguridad Social de las personas que tienes contratadas, te recomiendo que solicites dicha información a la gestoría que te prepara las nóminas.

A continuación vamos a hablar de tu sueldo: no pienses que es lo que cobras una vez que has cobrado de los clientes, has pagado a los proveedores y lo que sobra es tu sueldo. Hay que trabajar con unos objetivos, en una dirección. Hay que fijar precio de mercado para tus servicios, y esto incluye que te ganes la vida. Por lo tanto, ponte manos a la obra. Mira que cobrarías si realizaras el mismo trabajo para un tercero que te hubiera contratado -puedes usar el convenio del sector, por ejemplo-. Anota dicho sueldo anual. «Pero yo este sueldo no puedo pagármelo!», Me comentan algunos clientes. No pasa nada, pero debemos tenerlo en cuenta para calcular los precios de venta o un volumen de actividad que permita que un día sí lo puedas cobrar. Finalmente, anota tu coste de Seguridad Social.

Ten en cuenta que con los tres post ya tenemos la mayoría de gastos anotados. En el caso de los gastos fijos, nos interesan sus importes totales anuales. Suma todas las partidas para tener una única cifra anual. Tenerlo desglosado nos permite, si varía de un año a otro, saber qué partida nos ha variado. Para un seguimiento global, con la cifra anual tenemos suficiente.

La próxima semana hablaremos del gasto asociado a la maquinaria, los vehículos, los ordenadores. Es decir, el material que tenemos en propiedad. Es lo que llamamos amortización.

Y recuerda, pregúntame lo que te falte para aplicarlo a tu negocio.