L’empresa sota control en 1 hora: despeses fixes

Com a continuació de la sèrie d’articles dedicats al seguiment econòmic de l’empresa, en aquest comentarem les despeses fixes. Es tracta de despeses que tenim en el negoci només pel simple fet de mantenir-lo obert. Les tenim tant si venem com si no venem. Repassem les principals i com les hem de comptar.

En primer lloc, recordem que totes les partides les comptem sense IVA, excepte en els casos de negocis en que l’IVA és un cost. Repasseu el post despeses variables per a més detalls.

Les principals despeses fixes per tipologies:

• Lloguers: Inclou tots aquells béns que són propietat d’un tercer i que ens el deixa a canvi d’una contraprestació. Podem parlar de lloguer d’un local, d’un despatx, però també de lloguer de maquinària. Una variant del lloguer és el renting. Podem parlar de renting de vehicles, d’ordinadors, de fotocopiadora. En aquest punt cal tenir en compte els imports bruts, és a dir, abans de les retencions que ens practiquen els propietaris dels immobles i abans de l’IVA. Si treballeu des de casa, tot i que Hisenda té unes normes sobre quines despeses es poden incloure de cara a la renda, en el nostre cas tindrem en compte un lloguer equivalent a si aquest espai el tinguessim fora de casa. Per exemple, podem pensar en un coworking. És important comptar totes les despeses, tant si les paguem com si no, donat que el dia que necessitem assumir aquesta despesa per l’evolució de l’empresa, ja la tindrem comptada en el preu.
• Manteniments i reparacions: les despeses que tenim per mantenir els béns amb els que treballem. Per exemple, el canvi de rodes del vehicle, les seves revisions, peces de recanvi d’eines i maquinària, contractes de llicència de programes informàtics,…
• Assegurances: s’hi inclouen les assegurances que formen part del negoci. Alguns exemples: responsbilitat civil, vehicles que estan inclosos a l’activitat, les del local en el que desenvolupem la nostra activitat.
• Serveis bancaris: en aquest cas només s’hi inclouen les comissions que ens cobra el banc per les operacions que realitzem. Poden ser transferències, manteniments de compte, comissions d’obertura i estudi de pòlisses i crèdits. No hi inclourem ni els interessos dels crèdits ni la devolució dels diners que ens ha deixat el banc.
• Publicitat: aquelles despeses que ens permeten donar a conèixer l’empresa i que paguem tant si venem com si no. Recordem que les que van relacionades amb els ingressos, les vam tenir en compte al post Despeses variables.
• Subministres: en aquest cas inclourem els rebuts d’aigua, llum, gas i telèfon. Recordem que cal anotar els imports sense Iva. En aquest cas també val el que hem comentat per al lloguer si treballeu des de casa. Si en el lloguer heu posat l’equivalent al que pagaríeu en un coworking, ja no cal que compteu ni aigua, ni llum, ni gas donat que aquestes despeses ja estan incloses en la quota.
• Altres serveis: en aquest apartat hi posem totes les despeses que es produeixen mensualment, trimestralment o anualment i que no hem tingut en compte anteriorment. Per exemple, serveis de gestoria, assessorament en Lopd, prevenció de riscos, altres assessoraments, material d’oficina,…
• Tributs: aquesta partida no la tenen tots els negocis. Només aquells que paguen algun tipus de tribut a l’Ajuntament, com pot ser l’IBI, escombraries, entrada i sortida de vehicles.
• Nòmines i Seguretat Social. Aquest punt mereix que ens el mirem detingudament. Per una banda, si teniu personal contractat, cal anotar els imports bruts. És l’import que a la nòmina consta com a “total brut” i és previ a les retencions de l’Irpf i de la Seguretat Social. El cost de Seguretat Social us el dóna cada mes la gestoria, ja que no és el que apareix al TC ni el que pagueu -aquests inclouen la part de l’empresa i la part que heu retingut al treballador-. Per tant, per anotar bé el cost de Seguretat Social de les persones que teniu contractades, us recomano que demaneu la informació a la gestoria que us faci les nòmines. A continuació és el torn del vostre sou: no penseu que és el que cobreu un cop heu cobrat dels clients, heu pagat als proveïdors i el que sobra és el vostre sou. Cal treballar amb uns objectius, en una direcció, cal fixar preu de mercat per als vostres serveis, i això inclou que us hi guanyeu la vida. Per tant, posem-hi fil a l’agulla. Mireu què cobraríeu si fessiu aquesta feina per a un tercer que us hagués contractat -podeu utilitzar el conveni del sector, per exemple-. Anoteu aquest sou anual. “Però jo aquest sou no el puc pagar!”,em dieu alguns. No passa res, però l’hem de tenir en compte per tal de calcular els preus de venda o un volum d’activitat que permeti que un dia sí que ho puguis cobrar. Finalment, anoteu el vostre cost de Seguretat Social.

Fixeu-vos que amb els tres post ja tenim la majoria de despeses anotades. En el cas de les despeses fixes, ens interessen els seus imports totals anuals. Sumeu totes les partides per tenir una única xifra anual. Tenir-ho desglossat ens permet, si varia d’un any a l’altre, saber quina partida ens ha variat. Però, per a un seguiment global, ja ens va bé la xifra anual.

La setmana que ve parlarem de la despesa associada a la maquinària, als vehicles, als ordinadors. En definitiva, al material que tenim en propietat. És el que anomenem amortització.

I recordeu, allò que us falti per aplicar-ho als vostres negocis, m’ho pregunteu i ho solucionem.